【ICT活用事例】リアルタイムで複数のパソコンでデータを共有したい

ビジネスにパソコンは必須ですが、こんなことを経験したことはありませんか？

• 「あれ？あのデータどこにあったっけ？」
  ※必要なデータがどこにあるのか分からない・・・。
• 「前修正したはずなのに…。これって古いデータ？」
  ※どのデータが最新版なのか分からない・・・。
• 「このUSBにデータ入っているから、修正してもらえる？」
  ※いつもUSBメモリスティックを抜き差ししてデータをやり取りしている・・・。

これらの問題は特に複数のパソコンで作業したり、複数の人が同じデータを使ったりすることで発生します。今回は複数のパソコンでデータをリアルタイムに共有する方法を紹介します。

A社の事例紹介

これまでの状況

A社では、パソコンを使う従業員が数名いました。WordやExcelなどのソフトを使って、それぞれの従業員がデータを作成・修正していました。作成・修正したデータはUSBメモリスティックで別の従業員に渡し、別のパソコンにコピーして使っていました。

冒頭にあるように「あれ？あのデータどこにあったっけ？」、「前修正したはずなのに…。これって古いデータじゃない？」などが多発している状況でした。担当者が休んだり、退職してしまったりしたときは、データを探すのに一苦労でした。

対応策

目標は「リアルタイムでデータを一元管理する」です。

パソコンをインターネット回線につないで使っているか、社内ネットワーク（ローカルネットワーク）で使っているかの条件により、選択候補が変わってきます。また、USBメモリスティックや外付けハードディスクの利用は、1台のパソコンにしか同時に接続できないため、選択肢から除外しました。

選択肢①：NASを利用する

NAS(Network Attached Storageの頭文字を取ったもので、ナスと呼びます)とは、ネットワーク（LAN）上に接続することができるハードディスクのことです。同じネットワーク内であれば、複数のパソコンから同一のNASにアクセスすることができます。つまり、NASにデータを保管しておけば、同一ネットワーク内の複数のパソコンからアクセスしても、リアルタイムで同じ最新データを利用することができます。

選択肢②：クラウドストレージサービスを利用する

クラウドストレージサービスとは、インターネット上にデータを保管するサービスのことです。Googleドライブ、Dropbox、AmazonPhoto、iCloud、OneDrive、CleativeCloudなど様々なサービスがあります。

基本的には、IDとパスワードを発行しアカウントを登録します。そして、同一アカウントでログインすれば、インターネットを介して同じデータを扱える、ということになります。

無料プラン・有料プランがありますが、ストレージ容量（データの保管容量）を増やしたい場合は、有料版にする必要があります。

オフラインで使える機能もありますが、インターネット回線がなければ十分に機能できないというデメリットがあります。また、1日に大量のデータをクラウドストレージにアップすると、インターネットプロバイダから速度制限を設けられることがあるため、注意が必要です。

本事例での対応

A社では、対応策②のクラウドストレージサービス（Dropbox）を使うことにしました。

クラウドストレージ（Dropbox）を選んだ理由

1. 共有したいデータは、容量が少ないWord文書などのデータがほとんどであり、無料版（2GB）で十分であったため
2. デスクトップアプリを使うことで、通常のパソコン操作と同じように扱えるため
3. 事業者はセキュリティを気にしていたが、共有したいデータに機密情報は含まれなかったため
4. 共有したい端末は合計3台で無料版（3台まで）を活用できるため

導入成果

リアルタイムでデータを共有できるようになったため、必要なデータをすぐに見つけられるようになり、常に最新版のデータを使えるようになり、USBメモリスティックの抜き差しも必要なくなりました。

A社の従業員も設定時は不安そうでしたが、「これは便利ですね」、「こんなことができる時代になっていたんですね」など、感激・喜びの声が上がっていました。なかには、「パソコンが壊れた時もクラウドにデータがあれば安心ですね」という方もいました。

注意点は、ITツールは単に導入すればいいというだけではありません。従業員（ヒト）が使うことになるため、IT活用のための教育やオペレーション改善も必要になってきます。